Registro diario de jornada

Con efectos de 12 de mayo de 2019, el Real Decreto-ley 8/2019 de 8 de marzo obliga a las empresas a garantizar el registro diario de jornada.
Además de lo que ya les indicamos en su momento y que pueden ver a continuación al final de este texto, les damos algunas indicaciones sobre la jornada y algunas notas de los autores que han tratado este asunto que esperamos puedan ser de su interés. Todavía no se conocen cuáles serán los criterios de la Inspección de Trabajo a la hora de comprobar el cumplimiento de esta nueva normativa que como pueden ver en los puntos siguientes es escueta, en el momento tengamos mas información al respecto les mantendremos informados. Tenemos previsto acudir a varias jornadas con la Inspección de Trabajo de Madrid donde se va a tratar este tema, en el momento tengamos mas información les indicaremos.

Como no existe un sistema establecido de registro de jornada, les enviamos un modelo que pueden imprimir para registrar la jornada en papel, que pueden utilizar perfectamente en caso de que no quieran implantar otro sistema. Este podría ser por ejemplo cumplimentado por el trabajador todos los días, indicando la hora de entrada y de salida y las horas efectivas de trabajo totales y la empresa podría entregar un resumen del mismo a cada trabajador (el mismo modelo serviría como resumen) firmando el trabajador una copia del mismo como recibí.

1) A continuación los puntos que creemos mas importantes de esta nueva normativa:

Forma de registro:
Mediante negociación colectiva o acuerdo de empresa o, en su defecto, decisión del empresario previa consulta con los representantes legales de los trabajadores en la empresa, podría negociarse la forma de organizar y documentar este registro de jornada. El tipo de sistema de registro responderá a la libre elección de la empresa, siempre que garantice la fiabilidad e invariabilidad de los datos y refleje, como mínimo, cada día de prestación de servicios, la hora de inicio y la hora de finalización de la jornada de cada persona trabajadora, sin perjuicio de la flexibilidad horaria existente.
Salvo futura modificación normativa que lo especifique, podrá realizarse mediante sistemas manuales, analógicos o digitales. El calendario laboral y los cuadrantes con horarios no se consideran un registro de jornada a efectos de cumplir con esta nueva normativa.
A partir de este momento no sólo se registrarán las jornadas de los contratos a tiempo parcial o las horas extraordinarias, sino también las jornadas de los contratos a tiempo completo.
Este nuevo registro no sustituye el registro de: horas extraordinarias, de jornadas a tiempo parcial o de jornadas especiales. Estos registros que ya eran antes obligatorios deben seguir existiendo. Así pues, en cuanto a las horas extraordinarias, la jornada de cada trabajador se seguirá registrando día a día y se totalizará en el periodo fijado para el abono de las retribuciones, entregando copia del resumen al trabajador. La empresa está obligada a entregar al trabajador, en cada periodo de pago salarial, un comprobante de horas.
En cuanto a las jornada parciales, la jornada de los trabajadores a tiempo parcial se seguirá registrando día a día y se totalizará mensualmente, entregando copia al trabajador, junto con el recibo de salarios, del resumen de todas las horas realizadas en cada mes, tanto las ordinarias como las complementarias. En caso de incumplimiento de las obligaciones de registro, el contrato se presumirá celebrado a jornada completa, salvo prueba en contrario.

Conservación de los registros:
Existe la obligación de conservar los registros de jornada efectuados durante cuatro años.

Disponibilidad de los registros:
Es necesario tener los registros a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.

Representante legal de los trabajadores:
Deberán recibir información sobre los registros y ser informados sobre los mismos. Igualmente han de ser consultados con los métodos utilizados para la implementación del sistema de control horario y deberán ser informados por el empresario de las horas extraordinarias realizadas por los trabajadores, cualquiera que sea su forma de compensación.

Posibles excepciones:
En clara referencia a profesiones como la de comercial, hostelería o transportistas, dados los problemas para registrar su jornada, parece previsible la futura reglamentación sobre la utilización de mecanismos telemáticos es estos sectores. La norma habilita al Gobierno a «establecer ampliaciones o limitaciones en la ordenación y duración de la jornada de trabajo y de los descansos, así como especialidades en las obligaciones de registro de jornada», para aquellos sectores, trabajos y categorías profesionales que por sus peculiaridades así lo requieran.

Teletrabajadores:
Nada se especifica tras el cambio normativo. No obstante, el control del tiempo de trabajo es responsabilidad de la empresa, que debe igualmente registrar la jornada del trabajador.

Plazo de adaptación:
Las empresas dispondrán de dos meses desde la publicación del real decreto en el Boletín Oficial del Estado 12/03/2019 y tendrán que poner en marcha esta medida el 12/05/2019.

Control por la Inspección de Trabajo:
Se considerará infracción grave no tener el registro de jornada. Esta infracción es sancionable con una multa máxima de 6.250 euros. La Inspección de Trabajo podrá requerir que las empresas cuenten con sistemas de registro. Por tanto, en caso de inspección de Trabajo será necesario que exista en el centro de trabajo un registro de jornada diario a su disposición.

2) Con el fin de poder ayudarles a continuación las siguientes indicaciones sobre la jornada:

La duración de la jornada de trabajo es la pactada en los convenios colectivos o contratos de trabajo, dentro de los márgenes que permite la normativa.
Es posible establecer la distribución irregular de la jornada a lo largo del año mediante convenio colectivo o por acuerdo entre la empresa y los representantes legales de los trabajadores. A falta de pacto, la empresa puede distribuir de manera irregular a lo largo del año el 10% de la jornada de trabajo, con un plazo de preaviso de 5 días.

Jornada anual:
A través de los convenios colectivos  o, en su defecto, por acuerdo entre la empresa y los representantes de los trabajadores se pueden regular jornadas anuales respetando los períodos mínimos de descanso diario y semanal previstos en la Ley.

Jornada semanal:
En general la jornada semanal efectiva se establece en 40 horas. Los trabajadores tienen derecho a un descanso ininterrumpido de una duración mínima de día y medio a la semana y que, como regla general, debe comprender la tarde del sábado o, en su caso, la mañana del lunes y el día completo del domingo.

Jornada diaria:
La jornada diaria no puede superar las 9 horas, salvo que por convenio colectivo o, en su defecto, por pacto entre el empresario y los representantes de los trabajadores se establezca otra distribución del tiempo de trabajo diario y nunca mediante pacto, acuerdo o contrato individual de trabajo. En todo caso debe respetarse el descanso mínimo entre jornadas. Entre el final de una jornada y el comienzo de la siguiente deben mediar, como mínimo, 12 horas.

3) Notas de algunos autores que pueden servir de utilidad al respecto de las obligaciones con el registro de la jornada:

.-La nueva redacción del artículo no concreta el sistema de fichaje, es decir, no especifica cómo hay que llevar a cabo el registro horario. Esta falta de concreción parece intencionada con la finalidad de que cada empresa pueda adoptar el sistema que mejor se ajuste a su actividad, pero siempre y cuando se cumpla el fin perseguido por la norma. Por ello, esta ausencia de regulación permite a la empresa utilizar el medio más conveniente y adecuado a sus circunstancias, teniendo en cuenta, en cualquier caso, que hay que cumplir con lo siguiente: que el sistema recoja como mínimo la hora de inicio y de finalización de la jornada, que se garantice la fiabilidad e invariabilidad de los datos, que se respete el derecho a la protección de datos de los empleados.

Por tanto, a priori sería viable un registro diario de la jornada en papel físico firmado por los trabajadores.  Pero también es viable la implantación de un sistema informático (instalado en el móvil y/o en el ordenador), mediante el que se registre los accesos y salidas al centro de trabajo, así como los inicios y fines de jornada de trabajo.

.- La empresa para evitar horas presenciales voluntarias, en caso de que se dieran, puede recordar a la plantilla que no está permitida la realización de horas extraordinarias salvo que estén previamente autorizadas por la empresa. Para ello, se puede establecer el protocolo que considere más conveniente (autorización del superior jerárquico, autorización del Director de Recursos Humanos, etc.).

.- Las personas que trabajan en oficinas y tienen jornada partida cuando no salen del centro porque comen en los comedores de la empresa puede darse la situación de no realizar fichaje de salida y entrada, por tanto el registro de su jornada contendrá tiempos que no son de jornada. La nueva regulación obliga a registrar la hora de inicio y de fin de la jornada diaria, entendiéndose por fin de la jornada la hora en que el trabajador termina de trabajar hasta el día siguiente. Por ello, no habría problema en que durante la hora de la comida los trabajadores se mantengan dentro del centro de trabajo. No obstante lo anterior, para evitar contingencias con la Inspección es muy recomendable instalar sistemas de control en el acceso al comedor e incluir la obligación de cierre de sesión automático en el ordenador a la hora de la comida.

.- A los trabajadores a jornada completa que no realizan horas extraordinarias no hay obligación de entrega al trabajador del resumen mensual de las horas, pero sí hay obligación de que el registro esté a disposición del trabajador en cualquier momento.

.- La empresa podría establecer en su sistema de registro que se indiquen las interrupciones dentro de la jornada efectiva de trabajo, cafés, cigarros, etc.…

.- Los directivos también tienen que registrar su jornada no así los trabajadores que se rigen por el real decreto de alta dirección.

.- Los trabajadores autónomos y las empleadas de hogar no tienen que registrar su jornada.