A continuacion trasladamos las principales cuestiones a tener en cuenta cuando una persona trabajadora vaya a desplazarse temporalmente fuera de España por motivos laborales. Estas obligaciones y recomendaciones pueden variar según el país de destino, la duración, la nacionalidad del trabajador y el tipo de actividad a desarrollar.
1) Información previa al trabajador y documentación laboral
- En desplazamientos internacionales, es muy recomendable documentar por escrito las condiciones aplicables (y, en determinados supuestos, puede ser exigible una información reforzada previa a la salida).
- Si el desplazamiento supera 4 semanas, conviene entregar por escrito, antes de viajar, al menos:
- Duración prevista del trabajo en el extranjero.
- País o países de destino.
- Condiciones de repatriación/retorno, si procede.
- Moneda de pago del salario.
- Retribuciones específicas del desplazamiento (dietas, pluses, compensaciones) y, en su caso, retribuciones en especie.
- Prestaciones complementarias y referencia a la norma o convenio aplicable.
- En desplazamientos de cierta duración o complejidad, es aconsejable formalizar una carta/acuerdo de desplazamiento firmada por empresa y trabajador (ver apartado 6).
- El trabajador debe haber estado sujeto a la seguridad social española al menos un mes dentro de los tres meses anteriores.
2) Seguridad Social: análisis previo y trámites
Antes del desplazamiento es imprescindible revisar qué normativa resulta aplicable:
- a) Desplazamientos dentro de la UE/EEE/Suiza/Reino Unido
- Es posible mantener la legislación española de Seguridad Social (evitando la doble cotización) durante un desplazamiento temporal, si:
- La empresa desarrolla actividad sustancial en España.
- El desplazamiento no supera los 24 meses.
- El trabajador no sustituye a otro previamente desplazado.
Debe tramitarse el Documento A1 (o equivalente), cuya expedición corresponde solicitar antes del desplazamiento. En cuanto sea posible, debe informarse a la institución del país de destino por adelantado y conservar el A1 como justificante.
- b) Desplazamientos a países con convenio bilateral
- Debe analizarse el convenio aplicable para determinar cobertura, duración, cotización y trámites exigibles. Y puede ser recomendable contratar una cobertura privada adicional.
- c) Desplazamientos a países sin convenio
- Puede existir obligación de alta/cotización en destino (total o parcial) y/o ser recomendable contratar coberturas privadas adicionales.
Importante: en todo caso, la comunicación/solicitud debe gestionarse antes de la salida. No tramitarlo puede generar riesgos relevantes (pérdida de cobertura del trabajador y responsabilidades para la empresa).
3) Prestación transnacional de servicios
Si el desplazamiento se produce para prestar servicios a un cliente/centro en otro país (prestación de servicios transnacional), además de lo anterior:
- Puede ser obligatorio cumplir, en el país de destino, las obligaciones administrativas previstas en la normativa nacional de ese país (comunicación/registro de desplazado, designación de representante local, conservación de documentación, etc.).
- Adicionalmente, debe respetarse la normativa laboral y de condiciones de trabajo del país de destino en aquellas materias más favorables para el trabajador desplazado.
- Existen regímenes diferenciados para desplazamientos de corta duración (<8 días), ordinaria (8-12 meses) y larga duración (>12 meses), según la normativa de destino.
- Se debe informar al trabajador desplazado sobre las condiciones del trabajo durante la misión internacional.
4) Prevención de riesgos laborales y cobertura sanitaria/accidentes
- Debe informarse a la empresa/servicio de prevención de riesgos laborales del desplazamiento, a fin de revisar riesgos, medidas preventivas y cobertura aplicable.
- La cobertura sanitaria y de contingencias puede variar según destino. En su caso, conviene valorar la contratación de seguro médico privado y/o seguro de accidentes con alcance suficiente para el país y la actividad.
5) Aspectos migratorios (visados y permisos)
En función de nacionalidad, destino, duración y actividad, puede ser necesario visado, autorización de trabajo, permiso de residencia u otros trámites.
- Si el desplazamiento excede de 90 días (plazo habitual de estancia como turista en muchos países), debe revisarse con especial atención.
6) Carta/acuerdo de desplazamiento
Para desplazamientos relevantes (y especialmente si son largos: superiores a 4 semanas), recomendamos formalizar una carta de desplazamiento que regule, al menos:
- Duración, funciones y lugar de prestación de servicios.
- Retribución, moneda de pago y complementos vinculados al desplazamiento.
- Gastos cubiertos por la empresa (viaje, manutención, alojamiento, desplazamientos internos, etc.) y su forma de justificación.
- Condiciones de retorno/repatriación.
- Cobertura de Seguridad Social y, en su caso, seguros adicionales.
- Si aplica, obligaciones derivadas de la prestación transnacional en destino.
7) Gastos de viaje, manutención y alojamiento: tratamiento y nómina
- Con carácter general, la empresa debe asumir los gastos necesarios derivados del desplazamiento (viaje, manutención, alojamiento y otros).
- Determinadas asignaciones pueden quedar exceptuadas de gravamen dentro de los límites y condiciones del IRPF, si se justifican adecuadamente. A título orientativo, los gastos de manutención están exceptuados de gravamen siempre que no superen 48,08 euros al día para el caso de manutención en el extranjero sin pernocta.
- Debe tenerse en cuenta que permanencias continuadas superiores a 9 meses en un mismo municipio pueden afectar al tratamiento fiscal de determinadas dietas.
- Salvo refacturación como suplidos cuando proceda, estos importes deben reflejarse adecuadamente en la nómina.
8) Otros aspectos fiscales relevantes
- Si un trabajador se desplaza por una duración superior a 183 días, puede dejar de ser residente fiscal en España y en este sentido, aquellas exenciones, por ejemplo: gastos que se abonen en concepto de dieta, locomoción, estancia, estarían sujetos a retención, es decir, tributarían en su totalidad. Aunque, habría que ver donde se generan esas retribuciones ya que si se generan por trabajos realizados en el extranjero podrían seguir sin estar sujetas a retención.
- Siempre que se cumplan con todos los requisitos establecidos para ello, un trabajador desplazado puede beneficiarse de la exención establecida en el artículo 7p) de la ley de IRPF y no tributar por las retribuciones abonadas por la empresa mientras dure el desplazamiento. Esta exención tiene un límite de 60.100 euros brutos al año y es imprescindible que se realice un estudio por un especialista en fiscalidad para que pueda valorar si por el tipo de servicio, país etc.…permite aplicar esta exención.
- En caso de desplazamientos superiores a 9 meses, se podría aplicar el régimen de excesos, que sería para aquellos trabajadores que percibieran un salario por encima del habitual a causa del desplazamiento. Es importante recalcar que el régimen de excesos es incompatible con la aplicación el artículo 7P.
9) Información necesaria para revisar y tramitar el desplazamiento
Para poder gestionar el análisis y, en su caso, los trámites, os rogamos que nos remitáis la siguiente información con al menos una semana de antelación:
- Nombre y apellidos del trabajador.
- Nacionalidad.
- País (y ciudad/centro de trabajo) de destino.
- Fecha prevista de inicio y fin.
- Empresa/entidad de destino o cliente, con dirección del centro de trabajo o lugar de prestación de servicios.
- Identificador fiscal en destino (p. ej., VAT/NIF), si se dispone.
- Descripción breve de la actividad/servicio a realizar.
- Si sustituye o no a otro trabajador desplazado (si aplica).
- Datos de contacto en destino (si aplica).
Queremos recordar la importancia de dar cumplimiento estricto a todas las obligaciones detalladas. En caso de que se produzcan desplazamientos de trabajadores al extranjero por razón de su trabajo quedamos a la espera de recibir la información anterior para revisar cada caso concreto y confirmar la documentación y actuaciones aplicables.
