Nuevas notificaciones electrónicas de la Seguridad Social en materia de incapacidad temporal e incapacidad permanente
Entrada en vigor: 1 de septiembre de 2026
Estimados/as clientes,
La Orden ISM/541/2026 introduce cambios relevantes en el sistema de notificaciones de la Seguridad Social, ampliando los supuestos en los que determinadas personas físicas deberán recibir comunicaciones y resoluciones por medios electrónicos a través de la Sede Electrónica de la Seguridad Social (SEDESS).
Como continuación de nuestra circular informativa remitida el pasado 19 de junio de 2026, en la que analizábamos las principales novedades introducidas por esta norma y el nuevo sistema de notificaciones electrónicas de la Seguridad Social, consideramos oportuno profundizar ahora en sus implicaciones prácticas para empresas y trabajadores, coincidiendo con su entrada en vigor el 1 de septiembre de 2026.
Aunque esta modificación afecta directamente a los trabajadores, puede tener consecuencias significativas en la gestión de bajas médicas, altas médicas y procedimientos de incapacidad permanente, por lo que consideramos conveniente informarles de las principales novedades.
¿Qué comunicaciones pasarán a ser obligatoriamente electrónicas?
A partir del 1 de septiembre de 2026, las notificaciones dirigidas a determinados trabajadores se realizarán, con carácter general, mediante medios electrónicos. Esta obligación afecta principalmente a:
- Personas en situación de incapacidad temporal (IT).
- Solicitantes o beneficiarios de prestaciones por incapacidad temporal.
- Personas sometidas a procedimientos de incapacidad permanente (IP).
- Beneficiarios de lesiones permanentes no incapacitantes.
Entre otras, podrán notificarse electrónicamente:
- Altas médicas.
- Propuestas de alta.
- Resoluciones de incapacidad permanente.
- Resoluciones denegatorias de incapacidad permanente.
- Comunicaciones relativas al mantenimiento, modificación o extinción de prestaciones.
- Otras resoluciones que afecten a la situación administrativa o prestacional del trabajador.
¿Qué comunicaciones NO cambian?
La nueva normativa no modifica los sistemas habituales de comunicación entre la Seguridad Social y las empresas.
Por tanto:
- Las empresas continuarán recibiendo las comunicaciones que les correspondan a través de los canales ordinarios de la Seguridad Social.
- Seguirán siendo de aplicación los mecanismos actuales de información mediante Sistema RED y ficheros FIE.
- El cambio afecta fundamentalmente a la forma en que determinadas resoluciones son notificadas al trabajador.
¿Siguen existiendo supuestos de notificación no electrónica?
Sí. La propia Orden mantiene determinados supuestos en los que la Administración podrá utilizar medios no electrónicos incluso respecto de personas incluidas en el sistema de notificación electrónica. Entre ellos:
- Comparecencia presencial del interesado en oficinas de la Seguridad Social o CAISS.
- Cuando sea necesario garantizar una actuación administrativa más rápida o eficaz.
- Cuando resulte necesaria la entrega directa de la notificación.
- Cuando la Administración no disponga de datos de contacto electrónico suficientes para comunicar la puesta a disposición de la notificación.
Asimismo, la norma prevé asistencia presencial en los CAISS para facilitar el acceso a las notificaciones electrónicas.
¿Qué implica para las empresas?
Aunque las comunicaciones empresariales seguirán llegando por los canales habituales, determinadas resoluciones podrán ser notificadas directamente al trabajador de forma inmediata mediante medios electrónicos.
Esto puede afectar especialmente a:
- Altas médicas emitidas por el INSS.
- Resoluciones denegatorias de incapacidad permanente.
- Resoluciones que impliquen la reincorporación al puesto de trabajo.
- Comunicaciones que afecten a prestaciones económicas o a la situación administrativa del trabajador.
ATENCIÓN: EFECTOS DE LA FALTA DE ACCESO A LA NOTIFICACIÓN
Este es uno de los aspectos más relevantes de la nueva regulación.
La normativa reguladora de las notificaciones electrónicas de la Seguridad Social establece que la notificación se entenderá practicada cuando el interesado acceda a su contenido a través de la Sede Electrónica de la Seguridad Social.
No obstante, si transcurren 10 días naturales desde su puesta a disposición sin que se acceda a ella, la notificación se entenderá rechazada, continuando el procedimiento administrativo con plenos efectos jurídicos. Asimismo, la falta de recepción del aviso mediante SMS o correo electrónico no afecta a la validez de la notificación puesta a disposición en la Sede Electrónica. Esta previsión deriva del artículo 8 de la Orden ISM/903/2020, que continúa siendo aplicable tras la modificación introducida por la Orden ISM/541/2026.
Por este motivo, resulta especialmente importante que los trabajadores consulten periódicamente sus notificaciones electrónicas y que las empresas refuercen los mecanismos internos de comunicación con los trabajadores que se encuentren en procesos de incapacidad temporal o incapacidad permanente.
Recomendaciones para las empresas
Con el fin de minimizar incidencias, recomendamos:
Informar a la plantilla
Comunicar esta novedad a todos los trabajadores y, especialmente, a aquellos que se encuentren en situación de incapacidad temporal o pendientes de resolución por parte del INSS.
Reforzar la comunicación interna
Recordar expresamente la obligación de informar de forma inmediata a la empresa cuando se reciba cualquier resolución relacionada con:
- Altas médicas.
- Incapacidad temporal.
- Incapacidad permanente.
- Prestaciones económicas.
- Reincorporaciones al trabajo.
Revisar procedimientos internos
Resulta aconsejable establecer mecanismos de seguimiento con trabajadores en situación de IT para comprobar periódicamente si han recibido resoluciones o comunicaciones del INSS que requieran actuación empresarial.
Recomendaciones para los trabajadores
El propio INSS recomienda disponer de un sistema de identificación electrónica válido y revisar periódicamente las notificaciones electrónicas disponibles.
A estos efectos, resulta recomendable:
- Disponer de certificado digital, Cl@ve o DNI electrónico.
- Consultar regularmente las notificaciones disponibles en la Sede Electrónica de la Seguridad Social.
- Prestar especial atención cuando se encuentre en situación de incapacidad temporal o pendiente de resolución de un expediente de incapacidad permanente.
- Comunicar inmediatamente a la empresa cualquier resolución que afecte a su situación laboral o a una posible reincorporación al trabajo.
Conclusión
La Orden ISM/541/2026 no modifica las comunicaciones ordinarias que reciben las empresas desde la Seguridad Social, pero sí supone un cambio muy relevante en la forma en que determinados trabajadores recibirán resoluciones relacionadas con la incapacidad temporal y la incapacidad permanente.
Por ello, consideramos especialmente recomendable que las empresas informen a sus trabajadores sobre este nuevo sistema de notificaciones electrónicas, fomenten la revisión periódica de las mismas y refuercen los procedimientos internos de comunicación para garantizar una gestión ágil y segura de cualquier resolución que pueda afectar a la relación laboral.
Desde VIA Consultores quedamos a su disposición para resolver cualquier duda sobre el impacto práctico de esta modificación normativa y sobre las medidas organizativas recomendables para su adecuada gestión.
